4 DICAS PARA IMPLANTAR UMA NOVA ROTINA NA SUA EMPRESA

Em 2014, quando fui contratado para ser Diretor Financeiro da Tross Empreendimentos, em Florianópolis, uma das minhas tarefas era reestruturar a empresa do ponto de vista administrativo. Ela havia passado por um período de crescimento comercial forte, porém, a “cozinha” não acompanhou.

O resultado foi que as informações gerenciais eram difíceis de serem obtidas e não havia precisão, ocasionando retrabalho, pagamento excessivo de multas, reclamações de clientes e fornecedores. A solução para isso vinha, entre outras medidas, acompanhada da implantação de um sistema de controle. A minha missão era implantá-lo.

Sendo um Economista, com experiência em investimentos, a minha familiaridade com sistemas e computadores era empírica. Nunca fiz um curso formal de informática e meu aprendizado veio na base do “tentativa e erro”. Não foram poucas as vezes que meu pai precisava chamar o técnico para fazer ajustes em razão das minhas “lambanças digitais.”

Este meu autoaprendizado, por outro lado, também me ensinou a buscar respostas, ao invés de apenas perguntar por elas. E estamos falando de uma época “pré-google”, na qual nossa ferramenta de busca nacional era o (extinto) Cadê?. A fonte internacional, Yahoo!, também ajudou bastante.

Minha missão era, aparentemente, na melhor das hipóteses, improvável. Normalmente, quando se deseja fazer tal movimento, a melhor saída é ter alguém de TI para coordenar este processo. Dificilmente alguém pensaria em um egresso acadêmico das Ciências Econômicas para implantar um sistema de informações. Porém a missão foi dada e foi cumprida com sucesso. Abaixo, relaciono os principais fatores de sucesso nessa empreitada.

1. Cubra seus pontos falhos – ninguém sabe tudo

Para que este projeto fosse um sucesso, eu era obrigado a trazer mais pessoas para me ajudarem. Não seria possível alguém com pouca, ou nenhuma, experiência no assunto ter êxito. Desta forma, convidei uma pessoa com conhecimento específico para fazer a parametrização do sistema. A sua tarefa era traduzir a minha demanda para códigos de programação.

A missão exigia dois horizontes de conhecimentos: o primeiro eu detinha, que era definir quais informações precisariam ser extraídas do sistema; o segundo, a parametrização do mesmo, era meu ponto falho. Sendo assim, ao assumir que eu não sabia fazer isso, convidar alguém para integrar o time foi essencial para que tudo desse certo.

Ao reconhecermos que não podemos saber tudo, e que existem pessoas que detém conhecimentos diferentes dos nossos, a associação com elas potencializa a força de trabalho e gera resultados maiores que a soma das partes. É como o sistema de juros compostos: 1+1 é maior do que dois.

2. Saiba compartilhar as responsabilidades

Já li e ouvi diversas histórias sobre como a mudança de um sistema, ou cultura organizacional, causou pesadelos aos funcionários de empresas. Isso normalmente acontece pois eles não são envolvidos no processo. Simplesmente vem alguém diz que, a partir de determinada data, o método de trabalho vai mudar, e todos precisarão estar prontos para isso.

Quando assumi esta tarefa, a empresa já havia tentado fazer a implantação do sistema, porém, houve muita resistência das pessoas e acabou não vingando. Para contornar isso, convidei as pessoas chaves (coordenadores) de cada setor e os inclui no processo. Pedi-lhes que nos instruissem qual tipo de rotina tomava mais tempo e como poderíamos melhorar; que tipo de dificuldade estavam tendo e como seria possível solucionar este problema. Além disso, eles ficaram responsáveis por alimentar o sistema com as informações iniciais.

Quando envolvemos pessoas em tarefas importantes elas se sentem valorizadas e se comprometem mais. Compartilhar as responsabilidades mostra aos seus pares que você acredita no trabalho deles e que o sucesso do projeto também depende deles.

3. Determine tarefas e prazos

Projetos sem prazos são apenas sonhos. Se não há uma data para terminar, não há importância. A tentativa anterior de implantação do sistema não contava com uma data limite. Apenas ia-se fazendo. E o projeto continuou assim, no gerúndio, por um ano e meio.

A minha entrada na empresa tinha um objetivo geral: arrumar a casa para podermos empreender no exterior. Sendo assim, quanto antes acontecesse, melhor. Neste sentido, combinei um prazo pessoal com o prazo da empresa. Havia decidido, juntamente com minha esposa, que em 2015 moraríamos fora do país. Para isso acontecer, precisava que projeto estivesse rodando.

Então, quando esta tarefa foi colocada a mim, em setembro de 2014, defini que até dezembro do mesmo ano precisaria estar com tudo funcionando. E assim trabalhamos. Dividimos a implantação em diversas tarefas, cada uma com um prazo específico, e, no dia 5 de janeiro de 2015, o projeto estava concluído.

As pessoas precisam de desafios. E um projeto sem prazo para acontecer é apenas uma atividade rotineira, que acaba por deixar as pessoas entediadas e desmotivadas. Colocar prazos dá senso de urgência e importância, de forma que os envolvidos priorizem as atividades e percam menos tempo com outras que não contribuem para o objetivo.

4. Treine na hora certa

Os usuários precisam estar preparados para utilizar o sistema. Desta forma, quanto mais treinamento for dado, melhor. Não espere para treiná-los depois de implantar o sistema nem muito antes disso acontecer. Dê o treinamento com apenas alguns dias de antecedência da data para início do uso da nova rotina. Se for muito complexo, divida em partes, para que se familizarizem com uma etapa antes de passar para a próxima. Uma dica importante é, durante o processo de parametrização, conversar informalmente com as pessoas e dizer-lhes como o novo sistema vai facilitar suas vidas.

É normal termos resistência, temermos, ao desconhecido. Por isso, quanto mais familiarizados estivermos, melhor vai ser nossa adaptação à nova rotina. Passar conhecimento a todos é uma forma de empoderá-los. Assim, ao se depararem com a novidade não terão medo, e sim sabedoria para encararem o novo desafio.

 

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